集團各部門、單位：

第一章  總則
第一條  為使公司的公文處理工作進一步規(guī)范化，制度化，提高公文處理的效率和質(zhì)量，參考有關大公司公文處理辦法，結(jié)合本公司實際，特制定本辦法。
第二條  公司公文（包括電報）是公司在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹上級有關指示，指令，發(fā)布有關規(guī)章制度，請示和答復問題，安排生產(chǎn)經(jīng)營活動，指導布置和商洽工作，交流經(jīng)驗的重要工具。
第三條  公文處理是指公文辦理、管理和整理，歸檔等一系列相互關聯(lián)，銜接有序的工作。
第四條  公文處理應當堅持實事求是，精簡，高效的原則，做到及時，準確，安全。
第二章  公文管理
第五條  公司行政辦公室是行政公文的的職能管理部門負責行政公文的統(tǒng)一收發(fā)，用印，歸檔和銷毀等工作。
第六條  公文復印件作為正式公文時，應當加蓋復印單位證明章。
第七條  公文被銷毀，視作自始不生產(chǎn)效力；公文被廢止，視作公文至廢止之日起不生產(chǎn)效力。
第八條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)鑒定和主管領導批準后，可以定期銷毀。
第九條  電報，傳真文件應按照公文流轉(zhuǎn)。
第十條  工作人員調(diào)離工作崗位時，需將本人暫存，借用的公文按照有關規(guī)定移交，清退，歸檔。
第三章  發(fā)文辦理
第十一條  發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程。包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、用印、登記和分發(fā)等程序。（具體流程附后）

第十二條  草擬公文應做到：
1. 符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合所干業(yè)務的實際情況和公司的職責和范圍以及有關規(guī)定。
2. 情況確定，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直敘不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。
第十三條  各級領導要對擬文內(nèi)容進行全面審核，嚴格把關。發(fā)文在送領導簽發(fā)前，應先有辦公室審核，對不符合要求的文件應及時退擬稿人修改或重辦。
審核的重點是：
1. 是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則；
2. 提出的要求，辦法和措施是否明確具體，切實可行；
3. 公文內(nèi)容，文字表敘，文種使用，公文格式等是否符合本辦法規(guī)定。
第十四條  簽發(fā)
1．請示，報告先送公司分管領導審核，再送公司經(jīng)理簽發(fā)。
2. 一般發(fā)文按分工送分管領導簽發(fā)。發(fā)文內(nèi)容如涉及兩位以上領導，應送相關領導核簽。
3. 部門擬稿發(fā)文，由部門主任審核后，送辦公室核稿，再報公司分管領導簽發(fā)。
4. 會議紀要由主持會議的公司領導簽發(fā)。
第四章  收文處理
第十五條  收文處理指對收到文件的辦理過程，包括簽收，登記，審核，擬辦，承辦，催辦等過程。
第十六條  所有收文統(tǒng)一由辦公室登記，提出擬辦意見。按分工送公司領導批閱。凡代表公司外出參加的重要會議，重要活動帶回的文件資料，交辦公室登記處理。
第十七條   各部門承辦的文件，應及時處理，特急文件要隨到隨辦，急件應在要求時限內(nèi)或3天至5天內(nèi)辦完，一般文件7天內(nèi)辦完。
第五章  公文歸檔
第十八條  公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，及時將公文底稿，正本和有關材料(包括音像制品)整理好進行歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第十九條   歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價值等分門別類進行整理，確定保管期限，定期向檔案管理部門移交。保證應歸檔的公文齊全，完整，能夠準確反映本部門的主要工作情況，便于保管和利用。
第六章   附則
第二十條   本辦法適用于公司各部門。不得外傳，本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

榆林市長盛集團
二○一二年八月十八日